При прибытии транспортного средства ответственное лицо магазина получает от водителя документы на поставку и проверяет их комплектность и правильность оформления:
ü Маршрутный лист – 1 экземпляр – делаются отметки о прибытии и об убытии транспортного средства из магазина, проверяются и вносятся номера пломб.
ü Товарно-Транспортная накладная – 2 экземпляра – на все товары, включенные в рейс по магазину. Указываются номера Товарных накладных формы ТОРГ12.
ü Товарная накладная формы ТОРГ12 – 2 экземпляра – на каждую заявку магазина, включенную в рейс.
Только при наличии правильно оформленного комплекта сопроводительных документов ответственное лицо магазина проверяет номер и сохранность пломбы на дверях фургона прибывшего автомобиля и при условии ее целостности снимает пломбу.
При обнаружении нарушения целостности пломбы (до ее снятия), либо при несоответствии номера пломбы номеру, указанному в маршрутном листе, к автомобилю вызывается из магазина сотрудник СПП (ЧОП), который подтверждает данный факт нарушения. Ответственным лицом оформляется «Акт нарушения целостности пломбы при приёмке товара со склада» (Приложение 2 «Акт нарушения») с приложением фотографии. Акт подтверждается подписями лица, осуществляющего приемку товара, сотрудника СПП (ЧОП) и водителя-экспедитора. В маршрутном листе делается отметка о нарушении пломбы. При этом вся поставка подлежит обязательной проверке 100% товара по количеству и качеству. Автомобиль отпускается на следующий магазин только после завершения приемки. Приемка во всех остальных магазинах по маршруту движения автомобиля должна проводиться в обязательном присутствии сотрудника СПП магазина, с проверкой 100 % товара по количеству и по качеству до убытия автомобиля. Ответственным лицом магазина фотография «Акта нарушения» направляется бухгалтеру по претензиям на электронный адрес [email protected]
Регистрация перед началом приемки товара
При наличии правильно оформленного комплекта сопроводительных документов ответственное лицо магазина осуществляет регистрацию прибывшего транспортного средства в журнале учета поставок.
В журнале учета поставок делаются обязательные отметки:
Регистрация после окончания приемки товара
По окончании приемки товара ответственное лицо магазина регистрирует убытие транспортного средства, доставившего товар в магазин. В журнале учета поставок делаются отметки.
При принятие решения о начале разгрузки товара, необходимо выполнять следующие требования по приоритетности разгрузки поставок:
Наивысший приоритет – поставки с РЦ - мясо,
Высший приоритет – поставки с РЦ – овощи и фрукты
Высокий приоритет – хлеб и молочные поставки
Без приоритета – остальные поставки
Если на момент прибытия поставки в магазин, под разгрузкой уже находится автомобиль, то разгрузка этого автомобиля должна быть завершена вне зависимости от установленных приоритетов.
Перед выгрузкой товара с распределительного центра ответственное лицо магазина должно оценить качество доставки товара в целом по следующим параметрам:
ü Соблюдение в фургоне автомобиля температурного режима доставки товара (по показаниям термометра внутри фургона);
ü Целостность обмотки паллет стрейч-пленкой (отсутствие разрывов и свободного доступа к товару внутри паллеты)
ü Целостность укладки товара на паллетах (отсутствие «завалов» паллет);
ü Целостность коробок и упаковок с товаром.
По результатам проверки качества доставки товара, ответственное лицо магазина оформляет «Акт о доставке товара » (Приложение 3) и визирует его у водителя транспортного средства. Ответственным лицом магазина оформленный акт отправляется в бухгалтерию стандартным образом с общим пакетом документов. При наличии нарушений при доставке товара фотография Акта о доставке товара отправляется бухгалтеру по претензиям на электронный адрес [email protected].
Водитель автомобиля, доставивший товар с РЦ, в любом случае участвует в разгрузке, подавая товар на край борта фургона. При возникновении конфликтных ситуаций с водителем необходимо обращаться к руководителю распределительного центра.
Разгрузка транспортного средства должна производиться с соблюдением установленного норматива:
§ 30 минут для груза до 500 кг.;
§ 45 минут для груза от 500 кг до 1000 кг.
§ 60 минут для груза более 1000 кг.
При температуре улицы более +20С и менее – 5С в процессе выгрузки товара в магазине ворота (створки) фургона автомобиля могут быть в непрерывно открытом состоянии не более 5 минут.
Для поставок с РЦ прием товара и оформление претензий производится без присутствия водителя, за исключением случаев нарушения пломб по маршруту движения автомобиля и при нарушении качества доставки товара, а также при приемке товаров: бананы, помидоры, огурцы – измеряется температура внутри плода при водителе.
Температура внутри плода бананов должна быть не ниже + 9˚С, температура внутри огурцов и помидоров не ниже +5˚С
В случае несоответствия:
Оформляется акт о доставке товара (приложение № 3).
В маршрутном листе делаем пометку о составленном акте
На адрес [email protected]. Отправить фото составленного акта
Передать оригинал Акта своему Региональному Директору, для передачи
в бухгалтерию, находящуюся в центральном офисе, в течение текущей
недели. При не поступлении документа в бухгалтерию в указанные сроки,
претензия по качеству аннулируется.
Списание некачественного товара с остатков магазина производит
претензионный отдел (так же, как и в других случаях, подтверждения
претензий по качеству).
При отсутствии нарушений в доставке водитель сдаёт товар только количество мест - паллет.
После приёмки товара по местам и разгрузки автомобиля, лицо, ответственное за приёмку товара оформляет накладные, расписывается в них, ставит печать магазина. Водитель-экспедитор также должен поставить подпись в накладной о сдаче товара. Один экземпляр забирает водитель-экспедитор, 2 экземпляра накладных остаются в магазине (один из них магазин передает в бухгалтерию).
После разгрузки автомобиля ответственное лицо магазина пломбирует двери фургона новой одноразовой пломбой.
Ответственное лицо магазина вносит номер пломбы и время убытия автомобиля в маршрутный лист автомобиля.
Одновременно с этим, ответственное лицо магазина заполняет журнал учета поставок – в нем так же регистрируются номер пломбы, установленной на двери фургона автомобиля и время его убытия.
Получив оформленные документы по поставке и маршрутный лист, водитель автомобиля убывает на очередной магазин по маршруту.
Дальнейшая приемка товара по количеству проводится для сверки фактически поступившего товара и его количества с ассортиментом и количеством, указанным в ТТН – для сверки используется накладная ТОРГ-12. По результатам взвешивания весового товара в ТОРГ-12 ответственное лицо магазина указывает как вес нетто (в котором осуществляется учет товара), так и вес брутто (потребуется при оформлении Претензии).
При приеме товара по качеству осуществляется оценка качества поступившего товара с установленным стандартом. Полная версия стандартов – прилагается, как раздаточный материал.
Стандарты фруктов/овощей – выдаются на руки
На все выявленные при приемке несоответствия по количеству и качеству ответственное лицо магазина оформляет документ «Претензия» (Приложение 4). Документ «Претензия» создается один на все накладные с одной поставки товара.
Приложение № 4
Информация по выявленным при пересчете товара недогрузам, перегрузам, некондиции должна быть занесена ответственным лицом магазина в документ «Претензия» (установленная форма в программе Астор, на основании приходной накладной).
Предельное время для оформления и отправки «Претензии» устанавливается»:
ü В случае прибытия автотранспорта в магазин в нормальном режиме до 18.00 претензия должна быть отправлена до 21.00 дня поставки товара в магазин.
ü В чрезвычайной ситуация прибытия автотранспорта в магазин после 18.00, претензия должна быть отправлена до 12.00 дня следующего за днем поставки.
В случае не отправки Претензии в установленный срок, доставка товара считается выполненной полностью без расхождений.
Претензии аннулируются если их отправлено несколько штук по одной поставке.
В случае, если выявлен перегруз товара, то Управляющий магазином принимает решение о приеме товара в магазин или о возврате его на РЦ.
Претензия не оформляется, если расхождение между фактическим количеством товара по позиции и указанным в накладной для овощей, поступивших в сетках, составляет менее 500 гр., а для всех остальных товаров менее 200 гр. (это относится как к недостачам, так и к излишкам).
Некондиционный товар возврату на РЦ не подлежит. Претензии рассматриваются бухгалтером по претензиям и на основании его решения либо централизовано в информационной системе создается накладная на возврат товара с магазина на РЦ, либо товар списывается в магазине. Претензия по некондиционному товару в обязательном порядке должна быть подкреплена фотографиями, которые в электронном виде отправляются вместе с Претензией. Претензия по некондиционному товару без фотографий не рассматривается.
После создания документа «Претензия» в электронном виде ответственное лицо распечатывает его. Данный документ заверяется подписью ответственного лица, принимавшего товар, с обязательной расшифровкой фамилии с инициалами и архивируется в магазине.
Не позднее установленного времени ответственное лицо магазина отправляет бухгалтеру по претензиям на электронный адрес [email protected] файл «Претензия» и относящиеся к этой Претензии фотографии.
Нормативный срок рассмотрения претензии два рабочих дня.
Претензия отклоняется:
ü При отсутствии фотографий для претензий по качеству
ü При наличии трех и более претензий на одну поставку
ü При наличии доказательств полноты отгрузки товара со склада (видеофиксация отбора, проверка/контрольное взвешивание заказов перед отгрузкой, сопоставление претензий по качеству из других магазинов, результаты контрольной приемки товара в магазинах).
Для позиций Претензии, имеющих доказательства ошибок склада, бухгалтером по претензиям создается накладная, на основании которой товар в учете перемещается с магазина на склад.
Бухгалтер по претензиям в установленные нормативные сроки информирует по электронной почте магазин о принятом по Претензии решении, с указанием для утвержденной претензии номера накладной в информационной системе. Принятое решение должно быть отражено ответственным лицом в магазине в бумажной форме Рекламации, с указанием номера накладной в информационной системе.
Электронная накладная по Претензии должна быть подтверждена ответственным лицом магазина в информационной системе.
Накладная на товар в информационной системе «Астор» автоматически поступает со склада в магазин и находится в режиме ожидания. Обработка накладной в информационной системе при поставке товара с Распределительного центра осуществляется путем ее подтверждения – только после этого действия осуществляется коррекция остатков в учете по магазину. В информационной системе установлен запрет на внесение изменений в накладную с РЦ. Все изменения возможны только на основании накладных, созданных специалистом финансово-аналитической группы.
Регистрация накладной на поставку товара с центрального склада должна осуществляться в течение часа после завершения разгрузки автомобиля.
Электронная накладная в режиме ожидания.
Приходная накладная после подтверждения
11.5.Особенности приемки и хранения спиртосодержащей продукции.
К алкогольной продукции относится:
ü Пищевая продукция с содержанием этилового спирта 0,5% от объема готовой продукции.
11.5. Правила приемки алкогольной продукции:
ü Поставщик обязан предоставить лицензию при первой поставке.
В лицензии проверяется:
Ø Срок действия
Ø Наименование поставщика
Ø Живая печать
ü В магазине также должна быть лицензия на право продажи алкогольной продукции.
ü Пакет документов необходимый при приемке алкогольной продукции:
- Сертификат соответствия
- Удостоверение качества на отечественную продукцию (сверяем дату розлива)
- ТТН – 2 экземпляра – 1 остается у поставщика, 2 остается в магазине.
- Счет – фактура – 2 экземпляра – 1 остается у поставщика, 2 передается в бухгалтерию.
- Справка к ТТН – раздел «А» и «Б» на отечественную продукцию
- Справка к ТД (таможенной декларации) на импортную продукцию, раздел «А» и «Б»
Раздел «А» - это ______________________________
Раздел «Б» - это ________________________________________
В разделе «Б» на отечественную продукцию информация должна совпадать с ТТН:
· Наименование продукции
· Дата накладной
· Номер накладной
· Количество
ü Во время приемки алкогольной продукции на эстакаде не должно быть посторонних.
ü Вскрывается каждая коробка.
ü Выборочно из коробки достаем несколько бутылок и проверяем:
· Целостность бутылок
· Наличие ФСМ или Акцизных марок (ФСМ – Федеральная специальная марка)
Образец ФСМ
 |
· Плотность прилегания марки к бутылке.
· Наличие этикеток на русском языке (полная информация о товаре, производите, наименование товара, объем, ингредиенты).
· Отсутствие сколов и трещин на бутылке.
· Отсутствие внутри бутылки посторонних предметов (не заявленных в ингредиентах).
· Качество укупорки.
· Дата розлива (необходимо сверить с сопроводительными документами, для импортного алкоголя необходимо смотреть дату прохождения таможни).
· Проверка информации в разделах «А» и «Б»
ü Приемка по качеству и количеству согласно стандартам Компании.
ü Оформление сопроводительных документов:
· Количественные документы оформляются так же, как и любые другие на поставку товара, за исключением того, что необходимо в транспортном разделе поставить печать и подпись о прибытии товара в наш магазин.
· Качественные документы должны быть оформлены следующим образом:
Ø В разделе «Б» на отечественную продукцию необходимо поставить круглую печать магазина, должность, подпись, расшифровку подписи, дату приемки.
Ø В разделе «Б» на импортную продукцию – ставим штамп с реквизитами магазина, дату, должность, подпись с расшифровкой, круглая печать магазина.
Внимание: Справка к ТД должна оформляться на одном листе (с одной стороны раздел «А», с обратной стороны – раздел «Б»).
Справка к ТТН может быть оформлена на разных листах, т.е. отдельно раздел «А» и «Б».
Образцы справок к ТТН и ТД прилагаются, как раздаточный материал.
Не допускается реализация алкогольной продукции:
ü Без пакета качественных документов.
ü Без информации о проведении сертификации и не маркированной знаком
ü Без маркировки позволяющей установить предприятие изготовитель.
ü В упаковке не соответствующей требованиям нормативной документации: при содержании спирта более 18% от объема готовой продукции недопустимо использовать палистерольную тару, жестяные банки или тетропак.
ü В бутылках без этикеток, грязных, с признаками боя, с поврежденной укупоркой, имеющих помутнения посторонние включения, а так же осадок.
ü При отсутствии ФСМ или Акцизных марок.
ü Лицам, не достигшим 18 лет. Юридически, совершеннолетие наступает на следующий день, после дня рождения.
ü По ценам ниже установленных МРЦ (минимальная розничная цена)
Список документов, утвержденный МинТоргом на продажу алкогольной и табачной продукции:
· Паспорт РФ, загранпаспорт, паспорт моряка, дипломатический паспорт, служебный паспорт, паспорт иностранного гражданина
· Временное удостоверение личности гражданина РФ
· Удостоверение личности военнослужащего или военный билет гражданина РФ
· Вид на жительство в РФ
· Разрешение на временное проживание в РФ
· Удостоверение беженца
· Свидетельство о предоставлении временного убежища на территории РФ
· Ксерокопия паспорта, заверенная у нотариуса
· Справка о замене или утере паспорта или военного билета.
***Водительские права (обратите внимание на водительские права категории «А» - выдаются с 16-ти лет) – данный документ не утвержден МинТоргом, продажа осуществляется по внутреннему решению Компании.
ü Документ должен иметь фотографию, дату рождения и быть признанным удостоверением личности на территории РФ.
Правила хранения алкогольной продукции:
Технические условия в области производства и оборота алкогольной и спиртосодержащей продукции в части хранения алкогольной и спиртосодержащей пищевой продукции, расфасованной в потребительскую тару.
ü Продукция должна храниться в стационарных конструктивно обособленных помещениях, предназначенных исключительно для осуществления приемки, хранения, отпуска и учета продукции (далее - складские помещения), которые соответствуют следующим требованиям.
ü Изолированы от служебных, подсобных и иных помещений капитальными стенами либо временными строительными конструкциями (перегородками) высотой от пола до потолка складского помещения.
ü Оборудованы приточно-вытяжной вентиляцией с механическим способом побуждения.
ü Обеспечены, центральным отоплением, либо оборудованы индивидуальными теплогенераторами.
ü Оборудованы измерительными приборами для контроля за температурно-влажностным режимом хранения продукции (гигрометрами-термометрами, гигрометрами психрометрическими, психрометрами, термометрами, иными измерительными приборами, позволяющими обеспечить контроль температуры и влажности в складском помещении). Исправность таких приборов должна быть подтверждена соответствующими отметками о поверке средств измерений в паспортах на приборы. В случае если складское помещение состоит из смежных помещений, указанные приборы должны находиться в каждом таком помещении.
ü Оборудованы стеллажами и (или) поддонами высотой не менее 15 см от пола, расположенными на расстоянии не менее 1 м от систем отопления, водопроводных и канализационных труб.
ü Оборудованы светильниками, имеющими защитные плафоны для предотвращения повреждения ламп светильников.
ü Оконные проемы (при их наличии) оборудованы защитными устройствами (жалюзи, карнизами, иными защитными приспособлениями) для защиты от облучения поверхностей и пространств, прямыми солнечными лучами.
ü Имеют систему обеспечения пожарной безопасности, в том числе оборудованы пожарной сигнализацией, первичными средствами пожаротушения.
Не допускается:
ü хранение продукции, не являющейся алкогольной и спиртосодержащей пищевой продукцией, расфасованной в потребительскую тару
ü размещение на одном поддоне разных видов продукции
ü размещение продукции, не обеспечивающее свободный подход к хранящейся продукции.
Хранение продукции в зависимости от ее видов должно осуществляться с соблюдением следующих условий:
ü коньяков российских и бренди - при температуре от 5 °C до 25 °C и относительной влажности воздуха не выше 85%
ü спиртных напитков - при температуре от 10 °C до 25 °C и относительной влажности воздуха не выше 85%
ü водок и водок особых - при температуре от - 15 °C до + 30 °C и относительной влажности воздуха не выше 85%
ü напитков слабоалкогольных - при температуре от 0 °C до 20 °C и относительной влажности воздуха не выше 85%
ü вин и вин натуральных - при температуре от 5 °C до 20 °C и относительной влажности воздуха не более 85%
ü винных напитков - при температуре от 5 °C до 20 °C и относительной влажности воздуха не выше 85%
ü шампанских, игристых и газированных вин - при температуре от 5 °C до
ü 20 °C и относительной влажности не более 85%
ü шампанского "Советское" - при температуре от 8 °C до 16°C и относительной влажности воздуха не выше 85%
ü коктейлей винных - при температуре от 0 °C до 20 °C и относительной влажности воздуха не выше 85%.
Правила хранения документов на алкогольную продукцию:
- Документы на алкогольную продукцию хранятся в отдельных папках (на каждого поставщика папка индивидуальна). Документы на алкогольную продукцию хранятся в течение 12 месяцев, после полной реализации товара из данной партии.
- При каждой поставке в папку подшиваются:
ü Накладная
ü Счет – фактура
ü Сертификат соответствия.
ü Удостоверение о качестве на отечественную продукцию.
ü Справка к ТТН раздел «А» и «Б» (на отечественную продукцию).
ü Справка к ТД раздел «А» и «Б» (на импортную продукцию).
- Все документы должны быть оформлены согласно Государственным стандартам, иначе они утрачивают свою юридическую силу.
- При заведении накладных в программу, товаровед обязан занести номер ТД (таможенной декларации), смотрим счет – фактуру.
11.6.Правила приемки и продажи табачной продукции:
- На территории РФ не допускается розничная продажа табачных изделий лицам, не достигшим 18 лет. Нарушение положения пункта 1 настоящей статьи влечет за собой привлечение к административной ответственности в соответствии с законодательством.
- Принцип приемки табачной продукции – аналогичен стандартной приемке товара.
- На импортные сигареты и табак должна предоставляться ТД.
- В местах продажи табачной продукции должен быть вывешен прайс лист.
- Оформление прайс листа:
ü Наименование на русском языке
ü Надпись: Цены действительны на …. (текущая дата)
ü Печать магазина
ü Подпись администрации
- По требованию покупателя мы имеем право показать пачку – это не является рекламой.
· Запрещено продавать табачные изделия, если МРЦ (максимальная розничная цена) на пачке ниже, розничной цены магазина.
· Запрещено продавать табачные изделия без специальных марок.
- Запрещено осуществлять продажу лицам, не достигшим 18 лет. Юридически, совершеннолетие наступает на следующий день, после дня рождения.
- Запрещена визуальная реклама сигарет. Сигаретные накопители не должны иметь
- Запрещено оснащать накопитель ценниками на сигареты.
- Ответственность Администрации в соблюдении правил приемки, продажи и хранения алкогольной и табачной продукции:
- Штрафные санкции за продажу алкогольной продукции несовершеннолетним от внешних контролирующих органов:
ü Специалист – 30000 – 50000 рублей
ü Администрация – 100000 – 200000 рублей
ü Фирма – от 50000
- При повторном выявлении правонарушения
ü Уголовная ответственность (если нарушение было совершено в течение 6 месяцев)
ü Фирма – лишение лицензии
- Штрафные санкции за продажу табачной продукции несовершеннолетним от внешних контролирующих органов:
ü Специалист – до 30000 рублей
ü Юридическое лицо – до 300000 рублей.
- Администрация магазина несет материальную ответственность пред потребителем, внешними и внутренними контролирующими органами:
ü За несоблюдение вышеизложенных правил приемки, хранения, продажи и оформления документов на алкогольную и табачную продукцию.
Контент страницы
Распределительные центры
Х5 Retail Group управляет распределительными центрами в Центральном, Северо-Западном, Уральском, Поволжском, Волго-Вятском, Центрально-Чернозёмном, Южном и других регионах присутствия компании в России.
Поставки товаров через распределительные центры дают партнёрам X5 ряд преимуществ:
- Снижение транспортных расходов.
- Расширение представленности ассортимента товаров в магазинах торговых сетей.
- Сокращение объёма документооборота внутри X5 и связанных с этим расходов.
- Снижение трудозатрат на подготовку сопроводительной документации для товара (сертификатов и пр.).
- Рост объёма продаж, в том числе за счёт оптовой торговли.
Чтобы поставлять товары через распределительные центры, партнёрам необходимо соблюдать следующие условия:
- Поставлять товар в строгом соответствии с заказом по ассортименту, количеству, дате поставки.
- Товар должен находиться на паллетах EURO-стандарта (размерность 800 х 1200 х 150 мм), не более одного наименования на каждой паллете.
- Высота укладки товара не должна превышать суммарно по высоте 1350 мм.
- В случае размещения на паллетах одного или двух слоёв товара допускается размещение паллеты на паллету, если это не приведёт к потере потребительских качеств товара.
Чтобы укладка товара была целостной, необходимо использовать:
- Систему укладки товара (пакетирование).
- Связку товара с паллетой (стропование).
- Упаковку товара на паллете термоусадочной плёнкой (толщиной от 0,15 мм) или лентой для фиксации товара на паллете.
Если условия поставки товара нарушаются, сотрудники распределительных центров вынуждены проводить перекладку товара собственными силами, поэтому в таких случаях компания не несёт ответственности за задержку разгрузки товара и простой автотранспорта.
Для доставки заказов поставщики могут обратиться в распределительный центр и получить возвратную тару - EURO-паллеты. Обмен паллет происходит в день поставки товара в количестве, равном последней поставке.
X5 рекомендует поставщикам указывать в товаросопроводительных документах (накладных) кодировку товаров, используемую в их информационных системах. Это позволит оперативно идентифицировать товар во время заказа и ускорить приём товаров в распределительном центре и на складах магазинов.
Как превратить склад в центр управления торговым процессом
НаЧало нынешнего года прошло под знаком интенсивного развития сетевой розницы и почти ажиотажного спроса на соответствующие системы автоматизации, зафиксированного многими компаниями-разработчиками. Российские торговые компании всерьез принялись за строительство сетей, тем более что за примерами уже не надо ездить за границу - зарубежные сетевые гиганты теперь появились и у нас. Хорошо это или плохо и чем это грозит - вопрос отдельный, но то, что их открытие заставляет подтянуться и отечественных ритейлеров, не вызывает сомнений.
В зоне контроля отгрузки собранный заказ еще раз проверяется
Одним из важных элементов торговой сети, как известно, является центральный склад, или, правильнее, распределительный центр (РЦ), снабжающий магазины товарами. Известно также, что с ростом сети его роль возрастает. Функционирование РЦ невозможно без высоких технологий, систем автоматизации и других элементов, относящихся к сфере ИТ. Какие же принципы лежат в основе правильной организации такой структуры? Какие задачи стоят перед РЦ и какими средствами и методами их можно решить?
Что же это такое: центральный склад или распределительный центр?
Это, разумеется, не одно и то же. Да, в РЦ, как и на складе, хранятся товары, однако его функции гораздо шире, а роль - существенно активнее, чем у обычного склада. По отношению к магазинам РЦ выполняет функции управляющего звена: он наполняет их товарами в соответствии с той политикой, которая принята в данной торговой сети.
Иногда, говоря об РЦ, подразумевают, что это обязательно так называемый "ячеистый склад" (другое название - "склад по местам хранения"). Последний представляет собой такую форму организации хранения, при которой каждый товар "приписан" к определенному месту (ячейке) и при любых операциях (прием, выдача, внутренние перемещения) следует учитывать последовательность действий с товарами, предусмотренную внутренними инструкциями (в соответствии со сроками реализации каждого товара и пр.). Размещение в ячейках часто помогает лучше контролировать этот процесс.
"Нередко РЦ по ошибке называют также дистрибьюторским центром (или просто центральным складом), - отмечает старший продакт-менеджер по решениям бэк-офиса компании "Сервис Плюс" Виктор Черных. - Действительно, у них есть общие черты: и в том и в другом хранится товар, предназначенный для передачи в торговые точки. Однако и в этой паре РЦ отличается своей активной ролью - ведь из дистрибьюторского центра реселлеры (магазины, дилеры и др.) могут забирать товары тогда, когда это им необходимо (по частям, нерегулярно и т. п.) и в нужных им количествах, РЦ же призван регулировать эти процессы "сверху", организуя выполнение своей главной задачи - поставить в магазины товары в нужном количестве и в нужное время".
РЦ должен работать как швейцарские часы
Итак, какие же задачи должен решать РЦ? Перечислим важнейшие из них.
Управление ассортиментом и количеством товаров. Изначально в обязанности РЦ входит, как уже говорилось, поставка товаров в магазины в нужном количестве с необходимой регулярностью. Это определяется товарооборотом каждого магазина - один, находящийся на бойком месте, может продавать в два раза больше другого, расположенного в спальном районе на краю города; в соответствии с этими особенностями РЦ должен организовать поставки в них товаров. Заказы поставщикам продукции составляются в соответствии с потребностями сети. Если же по какой-то причине оказалось, что какого-то товара сегодня не хватает для обеспечения всех магазинов, то РЦ должен от функции снабжения перейти к функции распределения: зная возможности и потребности каждого магазина сети, один вид товара распределить понемногу всем, а другой отдать в те магазины, где он более востребован и быстрее расходится. "Бывает так, что в каком-то из магазинов сети ситуативно меняется спрос, - комментирует Виктор Черных. - В этом случае оперативное решение об увеличении поставок нужных позиций надо принимать специалистам РЦ, разумеется, по сигналу из магазина либо по данным о продажах, поступающим в центральный офис".
Управление взаимоотношениями с поставщиками. Руководство сетевого торгового предприятия, заключая договоры с поставщиками, обычно прописывает в них объемы, сроки и графики поставок, а также порядок изменения условий (например, цен). Однако в нашей действительности далеко не все поставщики точно выполняют договорные обязательства, и ситуации пере- и недопоставок, пересортицы и произвольного изменения цен встречаются сплошь и рядом. Вовремя отслеживать все нарушения и решать возникающие проблемы также входит в функции РЦ, и делать это необходимо в момент прихода товара. А потому РЦ должен обладать нужными ресурсами (от информационного обеспечения до кадров соответствующей квалификации) - ведь сотрудники центра несут всю полноту ответственности за принятый товар и имеют при этом полномочия для принятия решений в соответствии с их должностными инструкциями (например, вернуть обратно поставку целиком или частично, принять на определенных условиях и т. д.).
Подготовка товара - также одна из важных задач РЦ. Сюда относится прежде всего перемаркировка, которая часто бывает необходима не только из-за отсутствующих или некачественных штрих-кодов (ШК), но и вследствие принятой в компании политики. Например, в отдельных фирмах для унификации перемаркировывают все коробки с продукцией и в учете используют только собственные ШК. Это помогает застраховаться от плохо читаемых или некорректных ШК, от изменения ШК продукции, а также позволяет контролировать сроки годности и вести партионный учет.
Наконец, есть и такие специфические товары, как алкоголь, у которого цикл предпродажной подготовки весьма сложен и длителен. Так, при поступлении на склад новой партии необходимо проверить подлинность акцизной марки, сертификаты, таможенные документы и пр. Разумеется, квалификация специалиста, выполняющего эти функции, должна быть высокой (как, впрочем, и оплата его труда), и гораздо рентабельнее иметь такого работника именно в РЦ, где ему будет обеспечен достаточный фронт работ.
РЦ невозможен без автоматизации
Такой большой и сложный механизм, как РЦ, не может существовать без современной ИС. Однако первым шагом при организации РЦ является выбор общей технологии работы: как будут складироваться товары (в один или несколько этажей), какую предстоит применять погрузочно-разгрузочную технику, наконец, какой будет последовательность действий, обеспечивающих работу РЦ, - от заключения договоров с поставщиками до приемки товаров и отгрузки их в магазины.
Лишь выстроив общую технологию, можно приступать к выбору ИС - ведь он (выбор) напрямую зависит от особенностей будущего РЦ. Например, если в основу заложена идея "ячеистого склада", то и система автоматизации должна иметь соответствующие функции. Дополнительные требования к возможностям системы предъявляет и "зонное" строение склада (наличие здесь зон длительного хранения, комплектации и пр.). Конечно же соответствие поставленных целей функциональным возможностям ИС никогда не будет 100%-ным: одна система будет лучше решать одни задачи, другая - другие; при выборе же важно расставить приоритеты, а также оценить, насколько гибкой может быть та или иная система.
Когда выбор сделан, наступает новый этап - взаимной адаптации построенной технологии и ИС. Так, практически все проекты сопровождаются разработкой новых отчетных форм (ведь в каждой организации обычно есть свои специфические отчеты), иногда в ИС добавляются специальные подсистемы или алгоритмы. Конечным этапом является внедрение системы.
Как это выглядит на практике
В качестве примера рассмотрим известную в Москве сеть супермаркетов "Петровский" (до начала 2003 г. - сеть БИН) ЗАО ПФК БИН. С самого начала реализации этого проекта в нем был заложен принцип централизованной архитектуры с распределительным складом. В те годы на отечественном рынке практически не было систем для автоматизации РЦ, и ИТ-специалистам БИНа пришлось помимо постановки задачи принимать участие в создании такой ИС совместно с основным разработчиком - компанией "Сервис Плюс". Получившийся в результате продукт - система "Супермаг 2000" - сегодня представляет собой одну из немногих на нашем рынке ИС для автоматизации РЦ.
Распределительный центр сети супермаркетов "Петровский"
"На первых порах через распределительный центр проходило около 90% всего ассортимента товаров, - рассказал начальник управления ИТ сети "Петровский" Игорь Иванов, - это было связано и с кадровыми проблемами, и с отладкой технологии, и с необходимостью предпродажной подготовки товара - в то время товар маркировали практически целиком в РЦ. Здесь проводились все сложные учетные процедуры - приемка, оформление карточки товара, контроль поставок и пр. Отрабатывалось взаимодействие с поставщиками. Например, мы договаривались о поставках товара, паллетированного специальным образом, удобным для нашего склада; свели к минимуму поставки товара, не имеющего кода, а также с произвольно изменяющимся или нечитаемым ШК и пр.".
Кроме того, во многих магазинах складские площади не позволяли иметь больших запасов товаров, в том числе и ходовых. И здесь РЦ брал на себя функции хранения в среднем недельного запаса продуктов с большим оборотом (пива и безалкогольных напитков, молочных продуктов длительного хранения и т. д.). Это было выгодно и потому, что позволяло закупать и доставлять в РЦ крупные партии таких товаров (2-3 фуры), получая при этом хорошие оптовые скидки, а затем регулярно снабжать магазины в соответствии с их дневными потребностями. Благодаря ИС была довольно быстро накоплена статистика продаж и появилась возможность перейти на автоматическое формирование заказов для магазинов: система ежедневно формирует его по определенному алгоритму, а подкорректировать его может лишь сотрудник, имеющий права доступа к этой процедуре.
"Все решения об ассортименте, графике и объеме поставок в первое время принимались только в центральном офисе, - продолжил рассказ Игорь Иванов, - однако с ростом магазинов и увеличением ассортимента до 15 000 наименований (в среднем) возросло количество ошибок, и руководство приняло решение отдать некоторую часть управления ассортиментом на места - в магазины, т. е. частично децентрализовало процесс заказа товаров, но оставило за собой контроль над качеством выполнения процедуры и технологий заказа товара. Кроме того, высокая степень централизации делала наши магазины "индустриальными предприятиями", а принятая нами концепция "магазин рядом с домом" предполагала некоторую индивидуальность, своеобразие, "домашность" каждого из них. С 1999 г. началось увеличение доли прямых поставок в магазины продукции от поставщиков. К этому времени связи с партнерами уже были неплохо отлажены и появилась возможность прописывать в договорах не только общие объемы и цены, но и график поставок и даже (в ряде случаев) тип упаковки товаров".
На сегодняшний день через РЦ в магазины идет около 20-30% продукции (по количеству наименований), однако это в большинстве своем позиции, важные по значению и объему, оборот которых составляет более половины прибыли магазинов. Магазинам же отдано управление ассортиментом молочных и прочих скоропортящихся товаров, а также тех, что помогают подчеркнуть своеобразие магазина, сделать его уютным и оригинальным. Такой подход позволил и существенно сократить складские площади в самих магазинах - они сегодня составляют менее 30% от площади торгового зала.
Организация работы самого РЦ также со временем совершенствовалась. Сегодня рабочий день РЦ выглядит следующим образом: ночью в автоматическом режиме в ИС формируется так называемое складское требование - детализированное по магазинам распоряжение об объемах отгрузки товаров с РЦ (заказ на доставку товаров во все магазины). Утром работники склада с помощью мобильных терминалов сканируют ШК товаров, находящихся в зоне их ответственности, и передают эти сведения в систему. В ответ каждому сотруднику система выдает задание, какое количество каждой из этих просканированных позиций (согласно складскому требованию) необходимо собрать и переместить в зону ввода данных и контроля отгрузки товара. Когда эта операция выполнена, сформированные товарные пакеты транспортируются в зону экспедиции. Там сосредотачивается весь объем дневной поставки в магазины. Далее в соответствии с маркировкой о цели отгрузки товарных пакетов грузчики размещают их в машинах.
"Мы убедились, что организация работы персонала (грузчиков, кладовщиков) имеет огромное значение, - подчеркнул Игорь Иванов. - Когда мы организовали с помощью ИС комплектование дневных заказов магазинов посредством складского требования, нам удалось достичь 70%-ной экономии рабочего времени. Если к этому прибавить еще и комплекс мер организационного характера (в частности, ежедневный план для грузчиков, выполнение которого прямо сказывается на оплате труда), то проблемы с перекурами, трудовой дисциплиной и переработками в вечернее время отпали сами собой, а количество сотрудников удалось сократить на 50%. На складе практически исчезла текучесть кадров, люди понимают, что они делают и сколько за это получат, появилась корпоративная солидарность.
Загрузка...