– основной документ, по которому происходит списание ГСМ, находящихся на балансе организации. Он подтверждает, что горючее было использовано именно в производственных целях, с целью выполнения определенной работы, а также свидетельствует о наличии действительно понесенных компанией расходов на приобретение топлива.
Путевой лист – это официальный документ, регламентированный соответствующими подзаконными актами и подлежащий учету.
В путевом листе отражаются следующие показатели:
- номер документа
- дата документа
- данные о ТС
- сведения о его собственнике
- информация о водителе авто
- расход горючего
- текущий пробег автомобиля
- точный маршрут движения автомобиля
- место отправления (откуда выехал) и место приезда (куда поехал)
- время выхода и время возврата авто в гараж
- данные спидометра на начало и окончание рабочего дня
- диспетчера, подтверждающая время отбытия и прибытия авто
- дата и время предрейсового осмотра
- подпись медработника, проводившего предрейсовый медосмотр
- количество рейсов
- номера , по которым осуществлялась перевозка
Путевой лист состоит из двух частей. Первая – это основной лист, в котором отражен расчет расходования ГСМ. Вторая часть – это отрывной талон, являющийся основным документом, по которому заказчику работ выставляется счет за оказанные услуги. К первой части должна обязательно прилагаться ТТН. Водитель получает путевой лист минимум на один день, а максимальный срок выдачи составляет один месяц. Срок хранения у путевых листов такой же, как и у других бухгалтерских документов – пять лет.
Правила расчета
На основании данных о километраже, времени и расходе горючего производится расчет потраченного за рабочее время горючего. Полученные данные расхода ГСМ по факту сравниваются с нормативного расхода топлива. Исходя из полученных цифр, фиксируется либо экономия топлива, либо его перерасход.
Существует стандартная нормы затрат горючего — величину пробега автомобиля умножают на норму расхода топлива, и полученную сумму делят на сто км пути. Норма расхода горюче-смазочных материалов для конкретного вида автомобиля можно посмотреть в приложении к приказу Минтранса России под № АМ-23-р, которое называется методическими рекомендациями. Если нужной марки автомобиля в приложении не оказалось, то за основу для расчетов нужно брать автомобиль с похожими техническими характеристиками.
Расход по факту определяется таким способом – от суммы остатка горючего перед поездкой и объема заправленного топлива отнимается остаток ГСМ на момент возвращения автомобиля на его место в гараж. Экономия получается при меньшем объеме расхода топлива по сравнению с нормативом, а перерасход – при большем.
При расчете движения топлива могут вводиться дополнительные поправочные коэффициенты – расход повышается при работах во время зимы, в неблагоприятных условиях, в горах, при поездке на совершенно новом авто или машине после капремонта, а также в городах с населением свыше 1 миллиона и поселках.
Данные о километраже от ворот предприятия до места погрузки товара, а также от места разгрузки товара до ворот гаража в расчет не включаются – они фиксируются отдельно как нулевой пробег в строке путевого листа. В том числе в расчете не участвуют сведения о расходе топлива при простое машины и работе навесного спецоборудования.
Пример расчета путевого листа
Для примера возьмем автомобиль марки ГАЗ 3307, который осуществлял перевозку грузов по городу Москве. Базовая величина расхода топлива для этого автомобиля равняется 21 л на 100 км пути, поправочный для городов-миллионников равен 10% или 0,01.
В путевом листе указаны следующие параметры:
- величина пробега авто на начало работы – 20 000 км
- цифра пробега на конец рабочего дня – 20 170 км
- остаток горючего перед выездом – 15 литров
- заправлено во время поездки – 60 литров
- остаток топлива на конец рабочего дня – 30 литров
Пробег за рабочее время равен 20 170 км — 20 000 км = 170 км.
Теперь переходим к расчету нормы затрат топлива:
- (21 л * 170 км) / 100 * 1,1 = 39,27 литра
Фактический расход топлива:
- (15 + 60) — 30 = 45 литров
Разница между двумя величинами составляет:
- 45 литров — 39,27 литра = 5,73 литра
Фактически было израсходовано больше топлива, соответственно, получился перерасход. Это еще не окончательная цифра, для ее корректировки следует проверить, был ли расход топлива при холостой работе двигателя, например, при погрузочно-разгрузочных работах или прогреве в зимнее время. Пусть на меня автор не обижается, но по всем правилам, вначале должно идти полное название, которое нужно сократить, а в скобках тут же указывается его буквенное сокращение. Затем, в тексте можно уже писать кратко.
Ответить
Списание ГСМ среди всех операций, связанных с их учетом, является наиболее значимой. Однако нужно не только правильно списать топливо, но и без ошибок его оприходовать. А этот процесс для ГСМ тоже имеет ряд нюансов. Рассмотрим процедуру учета этих товарно-материальных ценностей.
Особенности ГСМ, влияющие на их учет
По своей сути ГСМ (горюче-смазочные материалы) являются одной из разновидностей товарно-материальных ценностей, которые используются в качестве расходных материалов и обеспечивают работу оборудования и автотранспорта, находящихся в распоряжении юрлица. Как и любой иной материал, ГСМ приходуется при его поступлении и списывается при расходе. Для учета его движения Планом счетов (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) предназначен субсчет 3 счета 10 (10.3).
Однако порядок учета и списания ГСМ имеет ряд особенностей, обусловленных спецификой приобретения и расходования этого материала:
- Топливо достаточно редко закупается заранее с последующим хранением на территории покупателя и отпуском из этого хранения по мере необходимости. Существенно более распространенной является ситуация, когда заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, принадлежащих иному владельцу, путем налива в бак уже вышедшего на маршрут соответствующего транспортного средства некоторого количества горючего.
- В момент заправки в баке, как правило, присутствует остаток неиспользованного топлива, и на момент подведения итогов по расходу топлива за период аналогичный остаток тоже имеет место.
- Покупка-продажа авто и взятие-возврат при аренде обычно осуществляются с присутствием в его баке горючего.
Кроме того, на то, как списать ГСМ в налоговом учете, влияет требование об обоснованности таких расходов. Оно, невзирая на отсутствие в НК РФ положения о нормировании объемов списываемого горючего, фактически приводит к ограничению этих объемов, поскольку обоснованность в реальности достигается введением норм расхода. В то же время списание в бухучете ничем не ограничено. Поэтому наличие перерасхода ГСМ будет приводить к разницам между бухгалтерским и налоговым учетами.
Покупка топлива за наличку и по топливным картам
Оплата за приобретаемые ГСМ может осуществляться как в момент покупки (наличными по кассовому чеку), так и путем предоплаты. Предоплата обычно безналичная, а следствием ее является либо доставка оплаченного количества топлива на территорию покупателя с обычным комплектом сопроводительных документов (накладная и счет-фактура), либо отпуск предоплаченного объема по частям с применением для этой цели топливных карт.
Топливная карта, переданная водителю, дает ему возможность осуществлять заправку в пределах относящегося к этой карте объема горючего на заправочных станциях поставщика, выдавшего эту карту. Однако ни поступление, ни списание ГСМ по самим топливным картам не делается. Они лишь служат для накопления информации об объеме, фактически отпущенном за период из предварительно оплаченного. По завершении месяца сведения о выданных по всем картам объемах поставщик сводит в единый документ (отчет об осуществленных операциях) и формирует на основании него акт об объемах и стоимости выданного топлива и счет-фактуру.
В проводках это выразится так:
- Дт 10.3 Кт 71 — покупка оплачена наличными;
- Дт 60 Кт 51 — с расчетного счета сделана предоплата поставщику;
- Дт 10.3 Кт 60 — оприходовано топливо по его стоимости без НДС;
- Дт 19 Кт 60 — учтен НДС, относящийся к полученному топливу.
Удобство применения топливных карт заключается в том, что нет необходимости в выдаче водителю наличных денег, составлении им авансового отчета и сохранении до оформления этого документа кассового чека.
Как списать ГСМ в бухучете и в налоговом учете — проводки
Прежде чем списывать ГСМ с учета (неважно какого, бухгалтерского или налогового), нужно определиться с тем, какое их количество оказалось фактически израсходованным. Для этого по каждому авто осуществляется расчет, в котором остаток топлива, имеющийся в баке на начало периода, суммируется с общим объемом поступлений в этот бак за период и из него вычитается остаток топлива, присутствующий в баке на конец периода. В бухучете всю получившуюся сумму можно списать в расход.
При включении ГСМ в расходы для целей налогового учета должно выполняться требование обоснованности их объемов (письмо Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). Как же можно обосновать расход? Сравнив его с нормативным, т. е. тем, который должен иметь место при выполнении определенной работы в определенных условиях.
Нормативный расход применительно к реально имевшему место применению автотранспорта является величиной расчетной, зависящей от фактически выполненного объема работы, применяемых норм расхода топлива и поправочных коэффициентов, отражающих особенности условий проведения работы. Нормы могут быть разработаны самостоятельно, но чаще всего для таких расчетов применяют нормативы, утвержденные Минтрансом России (распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р).
Ориентироваться на нормативный расход имеет смысл не только для целей налогового учета, но и для осуществления контроля того, как горючее расходует водитель. Отклонения в ту или иную сторону от норматива неизбежны, но они не должны превышать разумных величин. При существенных же отклонениях либо должны иметь убедительные объяснения, либо водитель должен нести ответственность за перерасход.
Как же правильно списывать ГСМ в бухгалтерском учете? Расход, несущественно отклоняющийся от нормативного, относится в затраты:
Дт (20, 23, 25, 26, 44) Кт 10.3.
Конкретный счет затрат при этом выбирается в зависимости от того, для выполнения каких именно задач предназначается то или иное авто и по какой схеме организуется учет в организации.
Не знаете свои права?
Сюда же можно отнести обоснованный перерасход. Если же доказано, что перерасход, допущенный водителем, совершен им в своих интересах, то ему может быть предъявлено требование о возмещении материального ущерба, причиненного работодателю:
Дт 73.2 Кт 10.3.
Если юрлицо не применяет ПБУ 18/02, при котором в налоговом учете на счетах учета затрат собираются расходы как принимаемые, так и не принимаемые для налогообложения, то ему удобнее на счета затрат в бухучете относить только те расходы, которые будут учтены при налогообложении, а непринимаемые (в части ГСМ это будут сверхнормативные расходы) собирать на счете 91:
Дт 91 Кт 10.3.
Нормы списания — учитываем зимний период и другие условия работы
Наступление зимнего периода для списания ГСМ, так же как и наличие ряда других факторов, выражается в применении к норме, используемой при осуществлении расчета по нормативу, повышающего коэффициента.
Для большинства районов РФ зимний период соответствует месяцам с ноября по март. А вот величина надбавки оказывается разной (от 5% до 20%). Конкретные ее значения в разбивке по регионам приведены в Приложении № 2 к распоряжению Минтранса АМ-23-р.
Кроме того, к повышению нормы приводит, например, работа:
- в крупных населенных пунктах;
- в горах;
- с буксировкой и перегонами;
- с действующим дополнительным оборудованием.
Влияют на повышение нормы списания также возраст и пробег авто. Все применяемые надбавки можно суммировать.
Как правильно учесть ГСМ, имеющиеся в авто, при покупке-продаже
А каким будет учет того топлива, с которым авто покупается, продается либо берется в аренду и возвращается из нее? Самым безопасным вариантом принятия его к учету будет оформление покупки у продавца (арендодателя) при приобретении (получении в аренду) транспортного средства. Оформится это проводкой (с выделением НДС, если в этом будет необходимость):
Дт 10.3 Кт 60.
Когда покупка по каким-то причинам оказывается невозможной, горючее придется учитывать как безвозмездно полученное:
Дт 10.3 Кт 91.
При продаже авто или возврате его из аренды выбытие топлива также лучше оформить через продажу. В этом случае списание ГСМ в проводках выразится так:
Дт 90 (91) Кт 10.3.
То есть его стоимость сформирует себестоимость продажи.
ГСМ — это разновидность материальных ценностей, обладающая рядом присущих ей особенностей в части фактического оборота. Это обусловливает некоторые характерные черты их учета. Оплачивают их обычно предварительно (по безналу) либо в момент покупки (наличными). Оприходование топлива осуществляется по мере поступления документов от поставщиков.
А вот решений в части того, как списать ГСМ в бухучете, может быть несколько. Все здесь определяется кругом задач, решаемых работой конкретного авто, и применяемой схемой учета связанных с ним расходов. Чаще всего стоимость топлива в бухучете включается в затраты. В отличие от налогового учета (в котором списываемые объемы фактически оказываются нормируемыми) в бухучете будет учтен весь израсходованный объем ГСМ, если не выявится, что возникший перерасход создан водителем в своих интересах.
Когда организация владеет и распоряжается одним или несколькими служебными автомобилями, стоящими на ее балансе, перед ней постоянно стоит задача покупки топлива, обоснования его использования и списания на расходы.
Действующие правила налогообложения позволяют уменьшать за счет этого списания базу налога на прибыль, но только в том случае, если они правильно обоснованы в соответствующей отчетной документации.
Поэтому крайне важно корректно вести учет истраченных горюче-смазочных материалов и соблюдать нормы списания, устанавливаемые Министерством транспорта Российской Федерации.
Рассмотрим, какие нормы по ГСМ актуальны на сегодняшний день, как они зависят от сезона, а также нюансы, которые могут возникнуть при обосновании их списания в неоднозначных случаях. Покажем на примере, как правильно произвести нормативный расчет списания ГСМ.
Понятие норматива ГСМ
Расход топлива на служебном автотранспорте не может происходить бесконтрольно и ненормированно, иначе не избежать перерасходов, а возможно, даже слива. Для контроля и учета количества ГСМ выведено понятие нормы расхода топлива – экономически обоснованного показателя, отражающего среднюю надобность в горючем (бензине, газе, солярке) для служебного автотранспорта различных разновидностей на определенный километраж.
Общепринятым и наиболее удобным является расчет расхода ГСМ на 100 км пробега.
Кто устанавливает нормы ГСМ
Министерство транспорта РФ дает рекомендации по нормированию топлива. Однако они оставались неизменными с 2015 года (последнее распоряжение Минтранса РФ относительно норм топлива № АМ-23-р датируется 14 июля 2015 года), что на сегодня не вполне отражает актуальную ситуацию.
Министерство финансов РФ сделало по этому поводу официальное разъяснение: в Письме от 19 августа 2016 года № 03-03-06/1/48789 сообщается, что следование нормам, установленным Минтрансом – это право, а не обязанность предпринимателя. Налоговые органы не вправе настаивать на соблюдении именно этих показателей при списании ГСМ.
Нормы расхода и списания топлива, действующие для каждой конкретной компании, должны быть приняты, утверждены и зафиксированы во внутренней документации.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для автотранспортных фирм, в отличие от других юридических лиц и предпринимателей, учет расходов на топливо по рекомендациям Минтранса обязателен.
Бухгалтерский учет нормативов ГСМ
При составлении баланса показатель расхода топлива для списания бухгалтер вносит:
- в графу «Материальные расходы», если количество вписывается в установленные на предприятии нормы;
- частично – в графу «Внереализационные расходы», если истраченные ГСМ превышают лимиты (в эту графу вписывается количество, вышедшее за пределы нормы).
Для этого применяется счет 10 «Основные средства» с соответствующими субсчетами.
Подтверждающим документом, на основании которого делается расчет фактически истраченного топлива, является путевой лист , форму которого предприятию разрешено разрабатывать самостоятельно, а также талоны, чеки, сертификаты и т.д., подтверждающие закупку топлива по определенной цене.
Зачем нужны показатели норм ГСМ
Цели учета нормативов топлива достаточно очевидны:
- контроль расходов организации на топливо для транспортных средств;
- профилактика перерасхода, слива и т.п.;
- ведение соответствующей отчетности;
- уточнение себестоимости перевозок;
- снижение налогооблагаемой базы;
- основание для расчета с сотрудниками, использующими для служебных целей личный автотранспорт.
От чего зависит величина показателя ГСМ
- вида транспорта (легковое авто, грузовик, фура, транспорт спецназначения и т.д.);
- конкретной марки авто;
- его пробега;
- срока, в течение которого автомобиль находится в эксплуатации;
- базового расхода ГСМ;
- некоторых установленных коэффициентов – сезонных, территориальных, дорожных, грузоподъемных и т.п.
Что утверждает Минтранс
Документ-распоряжение Минтранса, устанавливающее рекомендованные нормы, носит методический характер. В нем приведены базовые показатели расхода газа, солярки, бензина для конкретных марок транспортных средств, дифференцированных также по классам и моделям. С помощью этих таблиц можно удобно вести топливный учет.
Ниже приводятся нормы топлива по самым распространенным представителям служебного автопарка. Полное перечисление всех предусмотренных Минтрансом России автотранспортных средств (около 800 марок) с соответствующими нормативами расходов ГСМ можно скачать по ссылке ниже.
ФАЙЛЫ
Сезонные нюансы для ГСМ
Общеизвестно, что расход топлива зимой и летом существенно отличается. Для холодного времени года действует специальная надбавка по нормам ГСМ, действующая в интервале от 2 до 20%, в зависимости от региона РФ. Документ, предлагаемый к использованию Минтрансом РФ, регулирует этот вопрос в приложении № 2.
Расход топлива, подсчитываемый самостоятельно
Несмотря на то что организация вправе пользоваться нормами Минтранса, что иногда оказывается предпочтительнее, поскольку рекомендуется налоговиками, можно производить собственные расчеты, исходя из установленных внутренними актами нормативов ГСМ.
Упрощенный вариант предусматривает нахождение частного от количества потраченного топлива и пройденного километража (для установления процентного соотношения цифра умножается на 100). В результате получится показатель в «привычной» форме, отражающий необходимое количество ГСМ для 100 км пути на данном авто. Далее к ней можно при необходимости применить соответствующие коэффициенты.
Более сложная формула , применяемая для исчисления данного показателя, учитывает конкретную марку авто и установленный для нее топливный норматив (из таблицы Минтранса или внутренних актов самой организации). Также принимается в расчет количество груза или пассажиров, находящихся на борту транспортного средства, режим движения, некоторые другие погрешности (зимний коэффициент, поправка на тип дороги и пр.).
N расх. = 0,01 х N предусм. х (1 + х К х 0,01)
- N расх. – исчисляемая норма расхода ГСМ для произведения списания (измеряется в литрах);
- N предусм. – норматив, предусмотренный в документах организации или Распоряжением Минтранса РФ;
- S – километраж, пройденный данным авто;
- К – коэффициент, принимаемый во внимание при учете различных поправок.
Пример конкретного расчета
Служебный автомобиль, принадлежащий ООО «Вольта», марки Тойота Королла с объемом двигателя 1,6 л совершил поездку, отмеченную в путевом листе расстоянием 650 км. При этом он затратил 62 л бензина. Груза на борту не было (доставлялись документы). Поездка была произведена зимой, зимняя надбавка, установленная в ООО «Вольта», составляет 5%. Фирма использует для расчета показатели из таблицы Минтранса РФ.
Рассчитаем расход топлива для списания. По данным Распоряжения Минтранса, нормы расхода топлива для автомобиля данной марки, идущего без груза, составляет 9 л на 100 км пробега. Зимний коэффициент принимаем за 5. Других надбавок данная поездка на авто этой марки в приведенных условиях не предусматривает. Произведем исчисление по формуле: 0,01 х 9 х 650 (1 + 5 х 0,01) = 0,09 х 650 х 1,05 = 61,4 л.
Как видим, водитель служебного авто практически не превысил расхода бензина, требующегося по нормативу.
Приобретение ГСМ за наличный расчет.
В первом случае ГСМ приобретаются подотчетными лицами, которыми обычно являются водители предприятия.
В этом случае предприятию следует учитывать, что:
список водителей, имеющих право на получение наличных денег под отчет на приобретение ГСМ, а также срок составления авансовых отчетов должен быть утвержден приказом руководителя предприятия;
приобретая ГСМ на АЗС, водители должны представить чеки контрольно-кассовых машин с указанием в них необходимых реквизитов.
Затраты, связанные с приобретением бензина по кассовым чекам АЗС, в которых отражены наименование бензина, цена, стоимость, литраж, могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения; выдача наличных денег водителям под отчет на приобретение ГСМ должна осуществляться в размере, обусловленном производственной необходимостью предприятия.
Выдачу наличных денег водителям под отчет можно производить только при условии полного отчета по ранее выданному авансу. Поэтому малым предприятиям сферы ЖКХ, особенно имеющим небольшой парк автомашин, целесообразно заранее определить необходимую для приобретения ГСМ сумму наличных денег на месяц и издать соответствующий приказ с указанием периодичности ее выплаты. Примерное содержание приказа приведено ниже.
г. Москва
Утверждаю
Директор ООО «Астра»
А.В. Морозов
Приказ
Приказываю установить с 3 января 2004 г. следующий размер наличных денежных средств, выдаваемых под отчет на приобретение горюче-смазочных материалов:
Захарову И.В. - 5000 руб.;
Уварову Н.П. - 7000 руб.
Выдачу денег под отчет производить два раза в месяц 1-го и 15-го числа равными долями.
Авансовые отчеты по израсходованным подотчетным средствам представлять не позднее 1-го числа следующего месяца.
Запрещается выдача наличных денег под отчет при несоблюдении условия полного отчета по ранее выданному авансу.
При получении авансового отчета от подотчетного лица бухгалтер предприятия должен проверить правильность его заполнения, подсчета израсходованных сумм и отражения приобретенного ГСМ в количественном выражении, в разрезе конкретных марок ГСМ.
Возможной ошибкой при учете ГСМ может быть списание стоимости приобретенного за наличный расчет топлива на расходы предприятия, минуя счета учета материальных ценностей. Это может привести к завышению суммы расходов, принимаемых в уменьшение налогооблагаемой прибыли.
Основным документом, на основании которого осуществляется списание стоимости топлива на производственные нужды, является путевой лист. Данный документ является унифицированным документом, в котором отражаются данные о пробеге автомобиля, количество топлива в баке и др. необходимые сведения. Если автомобиль перевозит груз, то к путевым листам должны быть приложены товарно-транспортные накладные, оформленные надлежащим образом. Сведения о пробеге автомобиля и о массе перевозимого груза, указанные в путевом листе и товарно-транспортной накладной, служат расчетной базой для определения нормируемого расхода топлива по конкретному автомобилю.
В целях исключения необоснованного списания ГСМ на расходы предприятия в путевых листах водителей следует в обязательном порядке заполнять реквизиты о движении горючего, к которым относятся сведения о количестве выданного топлива, его остатке при выезде и при возвращении.
Пример
По данным путевых листов было выявлено, что легковой автомобиль ГАЗ-3110 за месяц израсходовал 380 литров бензина марки Аи-92. Пробег составил 3250 км, из них 150 километров – использование автомобиля в нерабочий день. Среднемесячная стоимость бензина составила 10 руб. 20 коп.
Стоимость бензина, относимого на себестоимость продукции, услуг:
3100 км. х 380 л. : 3250 км. = 362 руб. 47 коп.
Стоимость бензина, относимого на счета внереализационных расходов:
150 км. х 380 л. : 3250 км. = 17 руб. 53 коп.
Тогда в бухгалтерском учете будут сделаны проводки:
Дт сч.20 – Кт сч.60 = 362, 47 руб.
Дт сч.91-2 – Кт сч.60 = 17, 53 руб.
Основанием для списания бензина и дизельного топлива на расходы являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный период.
Приобретение ГСМ по безналичному расчету.
Предприятия сферы ЖКХ могут осуществлять расчеты с поставщиками посредством применения пластиковых карт, которые являются одной из наиболее перспективных форм расчетов.
Для получения пластиковых карт предприятие перечисляет специализированной организации авансом денежные средства и получает от них необходимое количество пластиковых карт. По истечении определенного договором срока специализированная организация представляет предприятию отчет о количестве отпущенного топлива с указанием всех необходимых реквизитов: количества, марки и стоимости отпущенного топлива.
Кроме того, еще одна из распространенных форм приобретения ГСМ - по талонам. Получать и хранить талоны должно материально-ответственное лицо, назначенное приказом руководителя предприятия.
Основные требования к бухгалтерскому учету ГСМ.
Для отражения в бухгалтерском учете стоимости поступивших ГСМ используется счет 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо».
Основанием для записей по дебету счета 10-3 являются первичные документы, по которым производится оприходование поступивших ГСМ материально-ответственными лицами. По кредиту счета 10-3 производится списание ГСМ с подотчета материально-ответственных лиц на основании ведомостей учета выдачи нефтепродуктов, требований, лимитно-заборных карт, накладных и т.д.
Предприятию следует вести бухгалтерский учет ГСМ по видам и маркам ГСМ, местам хранения и материально-ответственным лицам в разрезе соответствующих субсчетов. Аналитический учет ведется по отдельным материально-ответственным лицам, по видам и маркам нефтепродуктов.
Поступившие в организацию ГСМ могут учитываться на субсчете 10-3 либо по фактической себестоимости их приобретения (заготовления), либо по учетным ценам. Выбор одного из указанных методов учета ГСМ должен в обязательном порядке отражаться в учетной политике организации.
Учет ГСМ, полученных по пластиковым картам.
Договором заправки ГСМ могут быть предусмотрены два варианта:
1) право собственности на топливо переходит к покупателю в момент заправки автотранспорта по пластиковым картам;
2) право собственности на топливо переходит к покупателю в момент передачи ему пластиковых карт.
Специализированная организация, осуществляющая отпуск ГСМ по пластиковым картам, должна составлять ежемесячный отчет о расходе ГСМ для организации, получившей топливо. Кроме того, при отпуске ГСМ по пластиковым картам работники АЗС, отпускающие бензин, обязаны выдать водителю документ, подтверждающий оплату топлива.
Отчет, полученный от водителей, необходимо сверить с отчетом специализированной организации, в котором должны быть указаны номер пластиковой карты, количество, марка и стоимость реализованных ГСМ.
В случае если договором заправки ГСМ предусмотрено, что право собственности на топливо переходит к покупателю в момент заправки автотранспорта по пластиковым картам, то, суммы, перечисленные специализированной организации за пластиковые карты, должны учитываться следующим образом: Дт сч. 50 «Денежные документы» - Кт сч. 60 «Расчеты с поставщиками и заказчиками» субсчет «Авансы». Закрытие этого аванса возможно только после фактического отпуска бензина с АЗС.
В случае если договором заправки ГСМ предусмотрено, что право собственности переходит к покупателю в момент перечисления им платы за топливо и получения пластиковых карт, то расходы на ГСМ следует отражать на субсчете 10-3 «Топливо» в момент передачи пластиковых карт покупателям. В данном случае в договоре поставки ГСМ должно быть в обязательном порядке указано количество топлива, которое поставщик обязуется отпустить по пластиковым картам. То есть цены на ГСМ в данном случае являются фиксированными и не изменяются по истечении времени.
Учет ГСМ, полученных по талонам.
Для учета талонов приказом руководителя предприятия назначается материально-ответственное лицо. Получение талонов обычно осуществляется самим материально-ответственным лицом. В случае если талоны на заправку топлива получают другие лица, то они обязаны в день получения этих талонов сдать их материально-ответственному лицу для их оприходования и хранения.
Материально-ответственное лицо, получившее на хранение талоны, по требованию, подписанному руководителем и главным бухгалтером, выдает талоны специально назначенному работнику для выдачи водителям транспортных средств.
Повторная выдача талонов может производиться только после полного отчета за ранее выданные талоны.
Талоны на право получения топлива выдаются водителям только по предъявлении ими путевого листа, на котором диспетчером или уполномоченным на то руководителем предприятия лицом в строке «выдать горючее» записано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с учетом количества бензина в баках при выезде на линию.
Основанием для оприходования талонов на предприятии является накладная на отпуск топлива, получаемая с АЗС. Выдача талонов отражается в ведомости учета выдачи талонов, в которой за полученные талоны расписывается водитель, а на каждую марку топлива ведется отдельная ведомость.
При сменной организации работы материально-ответственных лиц на предприятии для учета движения ГСМ целесообразно использовать книгу учета талонов по следующей примерной форме (за основу взяты данные из вышеприведенного примера).
Книга учета талонов на топливо должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и главным бухгалтером предприятия и скреплена печатью. Записи в книге производятся ежедневно по документам, которые послужили основанием для оприходования и списания в расход талонов на ГСМ. При этом на каждый вид талонов и марки бензина следует открывать отдельный раздел книги.
ООО «Астра»
ООО «Астра»
Книга учета талонов за январь 2004 г.
Раздел книги - по бензину марки Аи-92
Вид талонов - количественно-стоимостные
Номинал 1 талона – 10 л (100 руб.)
|
№ доку-ментта |
От кого получены или кому выданы |
Серия и номер талонов |
Остаток на начало смены, шт. |
Количество талонов, шт. |
Остаток на конец смены, шт. |
При-нял |
|||
|
Зубов В.И. |
|||||||||
|
Павин А.В. |
|||||||||
|
Итого за смену |
|||||||||
Если водители транспортных средств не использовали полученные талоны, то по окончании работы они обязаны их сдать материально-ответственному лицу. Материально-ответственное лицо производит соответствующие записи в ведомости возврата талонов. Далее в установленные руководством предприятия сроки (на практике обычно ежемесячно) материально-ответственное лицо на основании приходных и расходных документов составляет отчет о движении талонов и передает его в бухгалтерию. При этом в отчете должны открываться отдельные разделы по каждой марке ГСМ и по каждому виду талонов. На основании указанного отчета и соответствующих первичных документов талоны списываются с подотчета материально-ответственного лица в подотчет водителям.
Установление норм расхода ГСМ.
Понятие «норма расхода топлива или смазочного материала» применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации.
Нормы включают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса. При установлении норм расхода топлива на автотранспорт предприятия в основном пользуются нормативно-методическими материалами, приведенными в Нормах расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (№АМ-23), утвержденных Минтрансом России 14.03.2008 г.
При нормировании расхода топлива различают базовое значение расхода топлива, которое определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы (по действующей методике определения базовых норм расхода топлива), и расчетное нормативное значение расхода топлива, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля.
Базовая норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля и его агрегатов, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.), от вида используемого топлива и учитывает снаряженное состояние автомобиля, типизированный маршрут и режим движения в эксплуатации.
Норма на транспортную работу включает базовую норму и зависит от грузоподъемности или от нормируемой загрузки, или от конкретной массы перевозимого груза, с учетом условий эксплуатации АТС.
Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью поправочных коэффициентов, регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы (их значения устанавливаются распоряжениями руководителей предприятий, эксплуатирующих АТС или руководителями местных администраций).нормы расхода топлива, установленные предприятием, в обязательном порядке должны быть закреплены приказом руководителя предприятия.
Принимая во внимание возможные изменения и многообразие условий эксплуатации автомобильной техники, изменения техногенного и природного характера, состояние дорог, особенности перевозок грузов и пассажиров и т.п., в случае производственной необходимости возможно уточнение или введение отдельных поправочных коэффициентов к нормам расхода топлива по распоряжению руководителей местных администраций регионов страны, министерств и ведомств – при соответствующем обосновании и по согласованию с Минтрансом России (ФГУП НИИАТ).
Утверждаю
Для автомобиля (марка )
Комиссия в составе: инженера по транспорту (Ф.И.О.), водителя (Ф.И.О.) и экономиста (Ф.И.О.), составила настоящий акт о том, что был произведен контрольный замер расхода топлива на автомобиль (марка) ____, городской номер ____, пробегом на расстоянии 100 км.
По маршруту:
Питание топлива производилось из мерного бачка №____________.
На начало контрольного замера в баке было __________________.
На конец контрольного замера в баке осталось _______________.
Показание счетчика спидометра в начале замера ______________.
Показание счетчика спидометра в конце замера _______________.
Расход топлива ____________________л .
В результате контрольного замера выявилось:
расход топлива на 100 км пробега составил ________________ л.
Подписи членов комиссии:
Виды путевых листов.
В настоящее время существуют следующие виды путевых листов, формы которых утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»:
- № 3 «Путевой лист легкового автомобиля»,
- № 3 спец. «Путевой лист специального автомобиля»,
- № 4-с «Путевой лист грузового автомобиля»,
- № 4-п «Путевой лист грузового автомобиля».
Для учета движения путевых листов предназначен «Журнал учета движения путевых листов» (форма № 8).
Путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец.) является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю.
Одним из основных показателей, по которому определяется нормируемое количество топлива, является пробег автомобиля. Пробег определяется на основании показаний спидометра, которые в обязательном порядке отражаются в путевом листе. Поэтому материально-ответственное лицо - диспетчер или механик КПП - должно ежедневно снимать показания спидометра при выезде автотранспорта из гаража и возвращении в гараж и заносить эти сведения в путевой лист. Кроме того, материально-ответственному лицу в целях учета этих данных целесообразно вести журнал снятия показаний спидометра. В этом журнале на каждую конкретную автомашину открывается отдельный раздел журнала, то есть отводится несколько страниц, что позволяет заносить записи в журнал в течение всего года. В конце года журнал закрывается, а сведения о показаниях спидометра на 31 декабря переносятся в новый журнал.
Если на предприятии имеется автотранспорт, при определении нормируемого расхода топлива на который используются только базовые нормы, то материально-ответственному лицу достаточно составить справку о пробеге автотранспортных средств по следующей форме и передать ее в установленные сроки в бухгалтерию предприятия.
Для новых моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которые Минтрансом России не утверждены базовые нормы расхода топлива (отсутствующие в данном Руководящем документе), руководители местных администраций регионов и предприятий вправе вводить в действие разрабатываемые ФГУП НИИАТ в установленном порядке временные нормы, действующие до их утверждения Минтрансом России при переутверждении или дополнении данного Руководящего документа.
Для этого предприятию следует произвести контрольный замер нормы расхода топлива, результаты которого оформить актом, примерная форма которого приведена ниже, и на основании приказа руководителя предприятия ввести в действие временную норму.
На основании справки бухгалтер определяет нормируемый расход топлива по каждому автомобилю и сравнивает полученные результаты с фактическим расходом топлива по данным путевых листов с целью избежания необоснованного списания топлива.
Наряду с карточкой учета расхода топлива автомобилем ведутся накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный месяц. Указанные ведомости принимаются работниками бухгалтерии после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомости работника предприятия, ведущего оперативный учет топлива, делается соответствующая отметка.
На основании итоговых данных справки об учете расхода топлива за соответствующий месяц фактическая стоимость израсходованных ГСМ списывается на затраты производства.
В бухгалтерском учете производится запись:
Дт сч.20 – Кт сч.10-3 - стоимость ГСМ списана на затраты производства.
ГСМ - это горюче-смазочные материалы. К ним можно отнести:
- различные виды топлива (дизель, бензин, газ);
- специальная жидкости для автотранспортных средств (тормозные, охлаждающие);
- масла и смазки (масла для мотора, трансмиссий, различные смазки и т. д.).
ГСМ могут использоваться как специализированными транспортными предприятиями, так и обычными компаниями, у которых имеются автотранспортные средства, используемые для различных нужд.
Что такое путевой лист
Путевой лист – это документ первичного учета, в котором отражается информация о пробеге автомобиля, следовательно, по данному показателю можно рассчитать расход топлив.
Специализированные транспортные предприятия, которые имеют автотранспорт и он используется в основном виде деятельности. Эти предприятия должны использовать путевые листы установленного образца с теми реквизитами, которые прописаны в приказе Минтранса России «О порядке заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152.
А предприятия, которые используют автотранспорт не по основному виду деятельности могут разработать самостоятельно форму путевого листа, только ее необходимо закрепить в в учетной политике предприятия.
Каждый путевой лист должен быть зарегистрирован в специальном регистрационном журнале. Путевой лист составляется сроком или на 1 день или на срок не более месяца – эти нормативы все указаны в п. 10 приказа 152 от 08.09.2008 года.
Специализированным предприятиям рекомендовано составлять путевой лист каждый день, с целью учета расхода топлива за определенное время работником. Но исключения всегда есть, и данном случае, это когда работника отправляют в командировку на срок более 1 дня.
Правила и порядок учета ГСМ
Для того, что бы списать ГСМ не достаточного одного путевого листа, еще необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено в учетной политике такое списание. Если работник использует личный автомобиль в служебных целях, тогда так же необходимо выписывать путевой лист для списания ГСМ. Поступление на предприятие ГСМ оформляется приходным ордером, а списание производиться один раз в месяц, обычно это в начале следующего месяца за прошедшим ответственным за это лицом. Ответственным лицом обычно на предприятии выступает бухгалтерский работник, например, материальный бухгалтер.
Порядок списание состоит в том, что составляется соответствующий акт, который составляется представителями специально созданной комиссии для списания ГСМ, комиссия должна состоять не менее чем из трех человек.
Важно!!! К составленному акту списания, в обязательном порядке необходимо прикладывать документы первичной отчетности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.
Учет расхода ГСМ в путевом листе
Если проанализировать форму путевого листа, то увидим, что имеются специальные графы, которые отражают оборот ГСМ. В данном путевом листе указывается количество топлива в баке, сколько было выдано и сколько осталось. Путем вычисления рассчитывается, сколько было использовано горючего.
При использовании путеводительного листа представленного в приказе 152 от 18.09.2008 года, то там нет граф для заполнения количества топлива. В данном документе будут записываться показания спидометра на начало и на конец пути, с помощью чего можно будет определить количество пройденных автотранспортом километров.
Когда путевой лист разрабатывается предприятием самостоятельно, то не содержит сведения об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.
Из выше изложенного можно сделать вывод, что по путевому листу ведется учет или фактический расход топлива, или нормативного. Полученные рассчитанные данные необходимы для правильного отражения в бухгалтерском учете.
Но бывают, где заполнение путевого листа просто невозможно. К таким случаям относятся, например, заправка бензином бензопилы, мотоблоки и т.п. специальные техники. В таких случаях применяется акт списание ГСМ.
Бухгалтерский учет ГСМ
Учет ГСМ в бухгалтерском учете, как и учет материально-производственных запасов, ведется по фактической стоимости материалов, это указано в разделе II ПБУ 5/01.
Учет ГСМ может быть принят к учету только на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС, если топливо приобреталось водителем за наличные денежные средства или на основании корешков талонов, в случае приобретения топлива по талонам. Иногда бывает, что водитель приобретает бензин по топливным картам, тогда учет ГСМ будет учитываться по топливным картам на основании отчета компании - эмитента карты.
Существует три метода по списанию ГСМ. Рассмотрим эти методы в виде таблицы:
Бухгалтера в основном предпочитают применять метод учета по средней себестоимости. Средняя стоимость рассчитывается следующей формуле:
СС = (Сост + Спост) / (Кост + Кпост),
СС - средняя стоимость;
Сост - остатки ГСМ на складе в стоимостном выражении;
Спост - поступление ГСМ в стоимостной оценке;
Кост - остатки ГСМ на складе в натуральном выражении;
Кпост - количество поступивших ГСМ в натуральном выражении.
Предприятие должно в обязательном порядке прописать в своей учетной политике, какую методику они будут использовать в бухгалтерском учете ГСМ.
Списание ГСМ по путевому листу
Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов - 10-3):
- По дебету – осуществляется приход ГСМ;
- по кредиту - осуществляется списание ГСМ.
Выше мы уже рассмотрели, как происходит расчет использованного количества топлива. Вот это количество необходимо умножить на стоимость единицы, и полученная сумма списывается в бухгалтерском учете такими проводками как:
Дт – 20,23,25,26,44
Пример списания ГСМ – бензина по путевому листу
ООО «Титан» в марте 2018года закупило бензин в количестве 200 литров по 38 рублей за 1 литров без учета НДС.
При этом на предприятии на начало месяца был запас бензина этой же марки в количестве 50 литров по средней стоимости 44 рубля за 1 литр.
Предприятием было использовано 30 литров для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Данный автомобиль используется для перевозки персонала предприятия.
В учетной политики предприятия прописано, что используется методика списание ГСМ по средней себестоимости.
Учет ГСМ при поступлении
| Дт | Кт | Сумма, руб. | Операция (документ) |
| 10 | 60 | 7600 | Оприходован бензин (ТОРГ-12) |
| 19 | 60 | 1368 | Отражен НДС (счет-фактура) |
Рассчитываем среднюю себестоимость списания за март: (50 л × 44 руб. + 200 л × 38 руб.) / (50 л + 200 л) = 39,20 руб.
Учет ГСМ при списании по факту
В путевом листе сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса - 10 л, выдано - 30 л, осталось после рейса - 20 л.
Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 – 20 = 20 л.
Сумма к списанию: 20 л × 39,20 руб. = 784 руб.
Так как автомобиль используется в служебных целях, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1 Что такое путевой лист?
Ответ: Путевой лист – это документ первичного учета, в котором отражается информация о пробеге автомобиля, следовательно, по данному показателю можно рассчитать расход топлив.
Вопрос №2 Какие существуют методы списания ГСМ в бухгалтерском учете?
Ответ: Существует три метода по списанию ГСМ: по средней себестоимости; по себестоимости первых по времени приобретенных ГСМ; по себестоимости каждой единицы (для ГСМ не используется). В основном бухгалтера используют метод расчета по средней себестоимости.
Вопрос №3 Если на предприятие используется личный автомобиль в служебных целях, он может претендовать на получение бензина? Если да, тогда какие необходимо оформить документы для списания бензина?
Ответ: Личный автомобиль может быть использован в служебных целях. Для учета расхода топлива ему так же выписывается путевой лист, по которому определяется расход топлива за день.
Загрузка...